Mechanizmy rozpatrywania skarg i ustawa o należytej staranności w łańcuchu dostaw

W dniu 25 czerwca 2021 r. w parlamencie uchwalono niemiecką ustawę o należytej staranności w łańcuchu dostaw(Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz - LkSG). Częścią ustawy jest szczególny wymóg dotyczący mechanizmów składania skarg w łańcuchu dostaw. W niniejszym artykule omawiamy znaczenie mechanizmów rozpatrywania skarg w kontekście nowej ustawy oraz aspekty skutecznego mechanizmu zgodnego z przepisami.

Czym jest ustawa o należytej staranności w łańcuchu dostaw?

Ustawa o należytej staranności w łańcuchu dostaw jest trzecią ustawą dotyczącą łańcucha dostaw przyjętą w UE. Jej odpowiednikami są ustawa o obowiązku zachowania czujności(Loi de Vigilance) we Francji oraz dyrektywa Komisji Europejskiej w sprawie należytej staranności w zakresie zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstw (CSDD). Ustawa o obowiązku zachowania czujności jest egzekwowana od 28 marca 2017 roku. Dyrektywa CSDD wejdzie w życie w 2025 r. lub później.

Niemiecka ustawa, która weszła w życie 1 stycznia 2023 r., wymaga od firm objętych jej zakresem podjęcia kroków w celu zidentyfikowania i złagodzenia zagrożeń dla praw człowieka i środowiska w ich łańcuchach dostaw.

Celem Lieferkettensorgfaltsgesetz (LkSG) jest ochrona konsumentów poprzez narzucenie standardów społecznych i środowiskowych w łańcuchu dostaw:

• Prawa pracowników określone przez Międzynarodową Organizację Pracy (MOP). Obejmuje to wolność zrzeszania się, równość szans i przeciwdziałanie dyskryminacji oraz brak tolerancji dla pracy dzieci i pracy przymusowej,
• Prawa człowieka, w tym bezpieczeństwo, wolność, ochrona i dostęp do podstawowych potrzeb,
• Stan środowiska, w tym przepisy dotyczące rtęci, trwałych zanieczyszczeń organicznych i odpadów niebezpiecznych,
• Klimat przed zmianą klimatu,

LkSG z założenia ma charakter prewencyjny - nacisk kładziony jest na wykazanie systemów, praktyk i procedur należytej staranności. Jednym z tych wymogów proceduralnych jest ustanowienie publicznej procedury składania skarg w celu zgłaszania powiązanych naruszeń, której procedury powinny być publicznie dostępne.

Ten sam wymóg znajduje odzwierciedlenie w przepisach prawa francuskiego i unijnego. Ustawa o obowiązku zachowania czujności przewiduje "mechanizm ostrzegania, który gromadzi informacje o istniejących lub rzeczywistych zagrożeniach, opracowany we współpracy z przedstawicielami organizacji związkowych w danej firmie".

Proponowana dyrektywa CSDD określa obowiązek umożliwienia składania "skarg do spółki w przypadku uzasadnionych obaw dotyczących tych potencjalnych lub faktycznych negatywnych skutków, w tym w łańcuchu wartości spółki". Są to wszystkie odmiany tego samego postanowienia, jakim jest wprowadzenie mechanizmu rozpatrywania skarg.

Czym są mechanizmy rozpatrywania skarg?

Mechanizmy rozpatrywania skarg to kanały, za pośrednictwem których można bezpiecznie i anonimowo zgłaszać problemy, z gwarancją ochrony przed wszelkimi formami odwetu. Są one powszechnym warunkiem systemów ładu korpor acyjnego i kluczowym wskaźnikiem silnych instytucji ładu korporacyjnego.

Są one alternatywnie nazywane kanałami whistleblowingu, które służą do alarmowania o naruszeniu zasad etyki i uczciwości. Procesy należytej staranności, mechanizmy składania skarg, kanały składania zażaleń... jakkolwiek by ich nie nazwać, ułatwiają one wykrywanie naruszeń, które w przeciwnym razie mogłyby pozostać niezgłoszone.

Mechanizmy rozpatrywania skarg przybierają różne formy. Najczęściej stosowanym kanałem jest infolinia telefoniczna lub adres e-mail, które są ogólnodostępne i publicznie znane. Istnieją również dedykowane rozwiązania chmurowe, które umożliwiają cyfrowy zdalny dostęp w zaszyfrowanym środowisku, wraz z kanałami komunikacji na platformie i analizą.

Właściwy i kompletny mechanizm rozpatrywania skarg powinien obejmować następujące elementy:

• Odpowiedzialność za procesy składania skarg spoczywa na bezstronnym stanowisku w firmie. Ponieważ naruszenia wskazują na osobę, która popełniła wykroczenie, odpowiedzialność często spada na zasoby ludzkie. Alternatywnie, odpowiedzialność może przypaść wyznaczonemu konsultantowi zewnętrznemu, a linie eskalacji mogą wrócić do firmy.
• Plan komunikacji mający na celu rozpowszechnienie informacji o dostępności mechanizmu rozpatrywania skarg wśród zainteresowanych stron.
• Ustanowiona procedura przyjmowania skarg, oceny, naprawy i zapobiegania ponownemu wystąpieniu tego samego naruszenia. Powinna ona obejmować bezpieczną platformę do podtrzymywania komunikacji, przy jednoczesnym zapewnieniu anonimowości. Powszechne jest posiadanie standardowego formularza, który wypełnia skarżący, z miejscem na otwarte oświadczenia w celu uwzględnienia informacji nieuwzględnionych w formularzu. Część procedury powinna również określać oczekiwania dotyczące czasu reakcji.
• Procesy dochodzeniowe, w których przestrzegana jest poufność.
• Odpowiedni proces eskalacji w celu podkreślenia wszelkich kwestii, które nie mogą zostać rozwiązane przez pierwszą osobę reagującą.
• Jasne procesy raportowania procesu rozpatrywania skarg i wyników, aby zapewnić, że zaangażowane strony są odpowiedzialne za uczciwe przeprowadzenie procedury rozpatrywania.
• Dokumentacja procesów śledzenia wyników i raportowania, w tym monitorowanie wskaźników, takich jak czas reakcji, rozwiązane sprawy i ponowne sprawy w celu pomiaru skuteczności procesu reklamacji.
• Zabezpieczenia zapewniające integralność całego mechanizmu rozpatrywania skarg.

Dlaczego mechanizmy rozpatrywania skarg są ważne?

Mechanizmy rozpatrywania skarg pomagają firmom wykrywać zagrożenia w łańcuchu dostaw i zarządzać nimi. Ryzyka te są często trudne do wykrycia bez bezpośredniej obecności w terenie lub stałego nadzoru. Ustanowienie procesu rozpatrywania skarg daje każdemu możliwość zgłoszenia nieprawidłowości, zamiast polegać na wyznaczonym personelu, co stwarza możliwość nadużycia władzy.

Mechanizmy rozpatrywania skarg na poziomie operacyjnym umożliwiają interesariuszom składanie skarg dotyczących negatywnego wpływu spółki na prawa człowieka lub naruszeń środowiska. Pozwalają one lokalnym społecznościom na bycie wysłuchanym i uzyskanie dostępu do środków zaradczych, jeśli ma to zastosowanie. Jednocześnie mechanizmy rozpatrywania skarg nie powinny być lekceważone jako źródło informacji lub porad od interesariuszy.

Wyzwania związane z ustanowieniem i utrzymaniem mechanizmów rozpatrywania skarg i zażaleń

Wyzwania związane z mechanizmami rozpatrywania skarg polegają głównie na zapewnieniu poufności systemu i pociągnięciu stron do odpowiedzialności za właściwe rozpatrzenie i wynik sprawy.

Mechanizmy rozpatrywania skarg są podatne na manipulacje lub zaniedbania, dlatego też francuska ustawa o obowiązku zachowania czujności wyraźnie stanowi, że mechanizmy rozpatrywania skarg powinny być opracowywane wspólnie ze związkami zawodowymi.

Chociaż ustawa o należytej staranności w łańcuchu dostaw nie przewiduje takich samych warunków, możemy pożyczyć liść od Francuzów. Poza związkami zawodowymi, audytorzy zewnętrzni mogą być zatrudniani w celu weryfikacji i legitymizacji procesu rozpatrywania skarg.

Cyfrowe systemy składania skarg mogą również zapewnić integralność mechanizmu, zapewniając bezpieczne szyfrowanie skarg i utrzymując całą komunikację w ramach platformy, tworząc przejrzystość i sprawiedliwy proces.

Jak pomagamy

• Przeprowadzamy ocenę ryzyka w łańcuchu dostaw i tworzymy mechanizm składania skarg w naszym zaszyfrowanym systemie, w którym wszystkie informacje i źródła są śledzone i rejestrowane.
• Pomagamy osiągnąć zgodność z przepisami Lieferkettengesetz poprzez informowanie dostawców i innych interesariuszy o mechanizmie składania skarg.
• Otrzymujemy skargi od dostawców bez narażania krytycznych informacji biznesowych o ich łańcuchu dostaw na ujawnienie, pokazując tylko jeden poziom w górę i jeden poziom w dół.
• Oferujemy wgląd oparty na analizie danych, zwiększając zrozumienie łańcucha dostaw, jego ryzyka i skuteczności procedury składania skarg.
• Ułatwiamy scentralizowaną komunikację z dostawcami i skarżącymi, gwarantując poufność i wygodę w procesie rozpatrywania skarg.

‍